Dari Arsip Kertas ke Cloud, Bagaimana Dokumentasi Modern Berkembang
Redaksi
02/04/2025 12:19
.
5 min read
Oleh: Syifa Diani Fadilah*)
SUARAMUDA, SEMARANG – Pernahkah Anda merasa kesulitan mencari dokumen penting yang terselip di antara tumpukan kertas? Atau khawatir dokumen lama rusak akibat kelembaban, bencana alam, ataupun usia?
Di era digital seperti sekarang ini, cara kita menyimpan dan mengelola dokumen telah mengalami perubahan besar. Dimana, yang dari awalnya berbentuk fisik, kini semakin banyak dokumen yang disimpan ke dalam bentuk digital, bahkan di cloud. Hal ini memungkinkan individu dan organisasi untuk mengakses informasi dengan lebih cepat, tanpa harus repot mencari secara manual di tumpukan berkas (Azahra & Putra, 2024).
Transformasi dari arsip kertas menjadi bentuk digital ini bukan hanya sekadar tren, tetapi menjadi suatu kebutuhan. Telah banyak perusahaan, institusi pendidikan, hingga pemerintahan mulai beralih ke sistem dokumentasi digital untuk meningkatkan efisiensi operasionalnya.
Teknologi telah memungkinkan kita untuk mengakses dokumen dari mana saja, bekerja lebih efisien, dan menghemat ruang penyimpanan (Noviawita & Haq, 2023).
Namun, seiring dengan kemudahan yang ada, akan muncul pula tantangan yang bisa dihadapi seperti keamanan data dan ketergantungan pada internet. Artikel ini akan membahas mengenai bagaimana dokumentasi modern berkembang, manfaatnya, serta tantangan yang perlu dihadapi di era cloud computing.
Sebuah Evolusi dari Arsip Kertas ke Digital
Jika pada awalnya dokumen disimpan dalam bentuk kertas di lemari arsip yang tentunya akan memakan banyak ruang, dan setiap kali kita membutuhkan dokumen tertentu, kita harus mencarinya secara manual, yang mana hal tersebut akan memakan waktu lama. Selain itu, risiko kehilangan atau kerusakan dokumen cukup tinggi, baik akibat bencana alam, kebakaran, maupun usia dokumen itu sendiri (Sari & Putra, 2024).
Kemudian, era digital mulai masuk dan mengubah cara kita bekerja. Dokumentasi fisik yang dulunya menjadi standar mulai tergeser dengan adanya solusi digital yang lebih praktis.
Dimana, pemindaian dokumen menjadi solusi awal yang memungkinkan konversi dokumen kertas ke dalam bentuk digital dengan format PDF atau gambar digital. Seiring berjalannya waktu, teknologi Optical Character Recognition (OCR) berkembang.
OCR sendiri merupakan proses mengubah hasil pemindaian atau gambar cetak yang berisi teks dan tulisan tangan menjadi teks yang dapat diedit untuk keperluan lebih lanjut (Yan Puspitarani & Yenie Syukriyah, 2020).
Dimana, OCR memungkinkan pencarian teks dalam dokumen digital dengan lebih mudah. Namun, tantangan baru muncul, yakni di mana dan bagaimana dokumen-dokumen tersebut disimpan dengan aman?
Cloud Computing: Solusi Penyimpanan Masa Kini
Cloud Computing merupakan sebuah teknologi yang memungkinkan penggunanya untuk menyimpan data dan aplikasi di server online, dan mengaksesnya dari berbagai perangkat seperti komputer, laptop, tablet, atau ponsel.
Cloud computing hadir sebagai jawaban atas kebutuhan penyimpanan dokumen yang lebih fleksibel. Dengan adanya layanan seperti Google Drive, Dropbox, atau OneDrive, kita tidak lagi harus bergantung pada penyimpanan fisik seperti hard drive maupun server lokal (Husain et al., 2018). Beberapa kelebihan dari penyimpanan berbasis cloud meliputi:
1. Aksesibilitas, dokumen dapat diakses kapan saja dan dari mana saja selama ada koneksi internet.
2. Efisiensi biaya dan ruang penyimpanan, tidak perlu lagi menyimpan dokumen dalam bentuk fisik yang memakan tempat.
3. Kolaborasi yang lebih baik, beberapa orang dapat mengakses dan mengedit dokumen secara bersamaan.
4. Keamanan dan backup otomatis, layanan cloud biasanya memiliki sistem enkripsi dan pencadangan otomatis untuk menghindari kehilangan data.
Tantangan dalam Digitalisasi Dokumentasi
Meskipun telah menawarkan banyak kemudahan, dokumentasi digital berbasis cloud juga tentu akan menghadapi beberapa tantangan, di antaranya:
1. Keamanan Data. Risiko kebocoran data atau serangan siber menjadi ancaman yang paling utama. Oleh karena itu, penting untuk memilih layanan cloud yang terpercaya dan menerapkan langkah keamanan seperti autentikasi dua langkah.
2. Ketergantungan pada Internet. Tanpa akses internet, dokumen di cloud tidak dapat diakses, yang mana hal tersebut dapat menjadi kendala dalam situasi darurat. Hal ini menjadi tantangan bagi wilayah dengan infrastruktur internet yang belum stabil, sehingga perlu ada solusi alternatif seperti penyimpanan hybrid antara cloud dan perangkat lokal.
3. Kesenjangan Digital. Tidak semua individu atau institusi siap beradaptasi dengan sistem digital karena keterbatasan literasi digital atau akses teknologi. Pemerintah dan organisasi pendidikan perlu menyediakan program pelatihan agar masyarakat dapat lebih memahami penggunaan teknologi digital secara efektif (Mulyono et al., 2025).
Masa Depan Dokumentasi Digital
Di masa depan, dokumentasi digital akan semakin berkembang dengan hadirnya teknologi baru seperti Artificial intelligence (AI) dan blockchain.
AI dapat membantu dalam mengelola dan mengorganisir dokumen secara otomatis, mengklasifikasikan data berdasarkan kategori tertentu, bahkan menganalisis tren dalam dokumen. Sedangkan, blockchain dapat membantu terkait keamanan yang kuat dengan sistem autentikasi yang lebih transparan dan sulit untuk dimanipulasi (Hasan et al., 2024).
Selain itu, tren seperti penyimpanan berbasis quantum computing/quantum memory juga mulai muncul, yang mana hal tersebut dapat menjanjikan kapasitas penyimpanan yang jauh lebih besar dan lebih aman dibandingkan sistem cloud yang ada saat ini. Teknologi ini juga berpotensi mengurangi risiko kehilangan data dengan mekanisme enkripsi yang lebih kompleks dan sulit ditembus.
Kesimpulan
Perkembangan dokumentasi dari arsip kertas ke cloud telah membawa perubahan besar dalam cara kita menyimpan dan mengakses informasi. Dengan manfaat seperti efisiensi, aksesibilitas, dan keamanan yang lebih baik, digitalisasi dokumen menjadi pilihan yang semakin populer.
Namun, sejalan dengan hal tersebut, akan ada pula tantangan yang muncul seperti terkait keamanan data dan kesenjangan digital. Dimana, hal tersebut tetap perlu diatasi agar dokumentasi modern dapat digunakan secara maksimal.
Bagi organisasi, bisnis, maupun individu, mengadopsi teknologi dokumentasi digital adalah langkah cerdas untuk meningkatkan efisiensi dan daya saing di era digital. Jadi, sudahkah Anda beralih ke dokumentasi berbasis cloud?
*) Penulis: Syifa Diani Fadilah, Mahasiswa ProdiPerpustakaan dan Sains Informasi, FIP, Universitas Pendidikan Indonesia
You might also like
